計量機器・POSメーカーのナレッジ活用事例（株式会社寺岡精工）

社内の技術やノウハウを文書化し、グループウェアなどのシステムを利用して共有することは、業種・業態を問わず、多くの企業が実践していることと思われる。しかし、企業規模が大きくなり、存続年数が長くなるにつれて、組織の細分化や、管理される文書の増加により、折角の整えられた情報が活用しきれていない状況に悩まされている企業は少なくないのではないだろうか。寺岡精工もそのような企業の一つであった。同社 知的財産規格部 規格グループ アーキテクトの原口氏は、寺岡精工の文書管理状況について次のように語った。

「当社ではNotes（IBM Notes/Domino）を20年以上利用しています。図面管理から業務連絡まで、社内で作成される文書は全てNotesで管理しています。利用年数が長いこともあり、システムの操作に長けている社員が多く、部門や部署ごとにデータベースが作成されて、その数は1,000を超えています。複数の部署で同じ文書を対象にしたデータベースが作成されていることもあり、探したい情報がどこにあるのか、誰にでも分かりやすい仕組みになっているとは言いにくい状況でした。」

また、働き方改革が後押しする業務時間短縮の流れの中、ノウハウを効率よく社内に浸透させるための課題について、同社 知的財産規格部 知財グループ 係長の森氏は次のように語った。

「ノウハウを多くの社員に有効活用してもらうためには、必要なノウハウを見つけやすくすること、共有できる状態に無いノウハウを文書化すること、という２つの側面からのアプローチが必要です。私たちが社内調査した結果、ほとんどのノウハウは既に文書化されてNotes上に管理されていました。したがって、これら文書を如何にして活用してもらうかを考えることが、私たちの最重要検討項目となりました。」

正式導入後、全社的に利用を開始するまでにはいくつかの障壁があった。当時の苦労について、原口氏は次のように語った。

「Notesが文書検索に特化した仕組みでは無いため、社内に"Notesのデータベースを検索する"という文化がありませんでした。したがって"Knowledge Explorerによって検索できるようになれば、ノウハウの共有や活用が進んで、結果として生産性を損なうことなく業務時間が短縮できることにつながる"といった啓蒙活動が、苦労した点の一つでした。」

一言で啓蒙活動といっても、様々な製品開発を手掛ける同社には部門の数も多く、部門ごとに検索したい文書やその背景も異なるため、十把一絡げに全員を集めて説明すれば良いというものではなかった。そこで同社の知的財産規格部では、スモールスタートでKnowledge Explorerの利用を開始した。

「まずは2部門（包装環境事業部、リテール事業部）の開発部門に協力してもらい、Knowledge Explorerの利点を説明した上で、検索したい文書のヒアリングを実施しました。」（原口氏）

また、Knowledge Explorer を効果的に利用するには、検索したい文書の大よそのグループ化が必要であり、1,000以上のデータベースが存在する同社環境では、このグループ化作業が大変だったという。

「開発部門からヒアリングした結果を元に、存在する文書やデータベースのグループ化を実施しました。ファイル種別や更新者などの属性で機械的にグループ化しても意味がありませんので、"どのような視点でグループ化すれば、開発者が効率よく目的の文書を検索できるか"を試行錯誤しながら考えました。この作業だけで、1ヶ月程度の時間を費やしました。」（原口氏）

最後に、森氏と原口氏からKnowledge Explorerへの要望を伺い、期待を込めて次のような回答をいただいた。

「エンドユーザごとに、グループを更に細分化して検索できるようになると、有効活用の幅が広がると思います。」（森氏）

「導入から9ヶ月ほど経過した現在、Knowledge Explorerの機能や性能は格段に良くなっていると感じています。私たちから提示した課題は、必ずと言って良いほど解決する術を図研プリサイトさんからいただいているので、今後も私たちの要望は必ず叶えてくれると思っています。非常に画期的なツールなので、今後も業務改善やノウハウ共有・蓄積に役立つ成長を期待しています。」（原口氏）